Gestión Documental Eficaz
Descubre soluciones modernas para la gestión de documentos digitales. Mejora la eficiencia y organización de tu empresa hoy mismo.
misión
Serviarp SAS es una empresa especializada en gestión documental, dedicada a ofrecer soluciones integrales y eficientes para la custodia, organización, digitalización y administración de archivos físicos y electrónicos. Nuestra misión es garantizar la seguridad, confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información de nuestros clientes, liberando sus recursos para que se enfoquen en el desarrollo del core de su negocio.
Visión
Para el año 2030, Serviarp SAS aspira a ser reconocida como la empresa líder en gestión documental a nivel nacional, destacándose por su innovación tecnológica, calidad en el servicio y compromiso con la satisfacción del cliente. Buscamos expandir nuestra presencia en nuevos mercados y consolidarnos como aliados estratégicos en la transformación digital de las organizaciones.
Opiniones Clientes
”La gestión documental digital de Serviarp ha transformado nuestra empresa. Su diseño moderno y funcional facilita el acceso a documentos y mejora nuestra productividad.”
“La gestión documental que impulsa tu empresa.”
“Optimiza el manejo de tu información con una gestión documental eficiente, segura y accesible, reduciendo el caos y aumentando la productividad de tu empresa.”
Servicio 1
Gestión y Organización de Archivos
Optimizamos el manejo de tu información a través de la clasificación, digitalización y almacenamiento seguro de documentos. Implementamos sistemas eficientes que garantizan un acceso rápido, organizado y protegido a tus archivos, mejorando la productividad y reduciendo el riesgo de pérdida de información.
servicio 2
Custodia y Almacenamiento Seguro
Brindamos un servicio especializado en la protección y resguardo de documentos físicos y digitales en instalaciones seguras, con acceso restringido y condiciones óptimas de conservación. Implementamos estrictos protocolos de seguridad, monitoreo constante y trazabilidad para garantizar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información, reduciendo riesgos de pérdida, deterioro o acceso no autorizado.
servicio 3
Transformación y Eliminación de Documentos
Ofrecemos un servicio integral para la conversión y eliminación segura de documentos, garantizando una gestión eficiente y responsable de la información. Mediante procesos de digitalización avanzados, transformamos documentos físicos en archivos digitales de fácil acceso. Para documentos obsoletos o confidenciales, aplicamos métodos certificados de destrucción segura, como trituración y eliminación digital, asegurando el cumplimiento de normativas de privacidad y protección de datos.
La Transformación Digital en la Gestión Documental: Clave para la Eficiencia Empresarial
Te lo explicamos aquí 👇
¿Por qué digitalizar la gestión documental?
En la era digital, la gestión documental se ha convertido en un pilar fundamental para las empresas que buscan optimizar sus procesos y mejorar la seguridad de su información. Implementar una estrategia eficiente de gestión documental no solo facilita el acceso a los documentos, sino que también permite cumplir con normativas legales, reducir costos y aumentar la productividad.
“SERVIARP”
Tendencias en Gestión Documental en Colombia: Digitalización y Cumplimiento Normativo
En Colombia, la transformación digital está impulsando la evolución de la gestión documental en empresas y entidades públicas. Con regulaciones como la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) y los lineamientos del Archivo General de la Nación (AGN), las organizaciones deben adoptar tecnologías que garanticen la seguridad, accesibilidad y conservación de la información.
1️⃣ Digitalización y preservación de documentos
La digitalización de documentos físicos se ha vuelto prioritaria, permitiendo a las empresas optimizar el acceso a la información y reducir costos de almacenamiento. Sin embargo, es clave garantizar la autenticidad e integridad de los documentos mediante procesos de digitalización certificados, siguiendo la Norma Técnica Colombiana NTC ISO 30301 sobre gestión de documentos.
2️⃣ Implementación de la Firma Electrónica y Digital
La firma electrónica y la firma digital han tomado gran relevancia, impulsadas por la Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012. Estas herramientas permiten autenticar documentos sin necesidad de impresión, garantizando validez jurídica y reduciendo el uso de papel en procesos empresariales y gubernamentales.
3️⃣ Adopción de Sistemas de Gestión Documental Electrónica (SGDE)
Las empresas están migrando hacia soluciones tecnológicas que permiten organizar, almacenar y recuperar información de forma eficiente. Los SGDE facilitan el cumplimiento normativo, mejoran la trazabilidad de los documentos y optimizan la toma de decisiones.
4️⃣ Cumpimiento de Normativas de Archivos y Protección de Datos.
Con la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales y el Decreto 1080 de 2015, las empresas deben garantizar la seguridad y confidencialidad de la información. La adecuada implementación de políticas de retención y eliminación documental se ha vuelto esencial para evitar sanciones y riesgos legales.
5️⃣ Migración a la Nube y Trabajo Remoto
El crecimiento del teletrabajo ha impulsado la adopción de soluciones en la nube para la gestión documental. Plataformas como Google Drive, Microsoft SharePoint y sistemas locales basados en servidores cloud permiten acceder a documentos en cualquier momento y desde cualquier lugar con seguridad y control de acceso.